有条不紊，养成井井有条的工作习惯

有条不紊，养成井井有条的工作习惯

海伦是一家企业的推销员，以前她的业务工作做得很好，但最近有些糟糕。在她众多的麻烦中，最突出的一个与在家邮寄信件有关。她曾满腔热忱地给客户写信，刚写时感觉很好，可是没等写完，她就已经兴趣全无。有时是随手放在一边，有时是匆匆结尾。这样一来，本来需要及时发出的信一拖再拖，因为她还没弄清楚客户的地址或者是还没找到邮票和信封，给工作造成了不小的麻烦。

后来，在一次偶然机会中，她发现了解决方法。以前她所读过有关管理与“有序化”的文章，它们都强调书桌的重要性。她没有办公室——更不用说一张书桌了。总以为自己是个例外。但是当她把注意力集中到这些麻烦时，她认识到任何与发信有关的事情都可能使她进入一种狂乱的失落状态。海伦以前曾以为她讨厌付账单与花钱有关，现在她明白了汇集支票本、账单、钢笔和邮票这类东西的后勤工作才是真正的罪魁祸首，因此她决定买一张书桌。

“一张小小的桌子能改变什么呢？”她和朋友说，“它能成为运转家事的指挥中心。书桌上能放信封、信纸、地址、钢笔、铅笔、铅笔刀、邮票、剪刀、磁带，能使一切显得秩序井然。”

鉴于使用一张书桌就给原本混乱的工作带来了如此巨大的变化，她更进一步，买了一个档案橱柜。以前堆积在房屋四处的一摞摞文件现在全部分类整齐地归放在橱柜中。海伦说她的问题如此简单地就消失了，现在她不再害怕寄信和付账单了，而且提高了效率，有了一种自豪感。

格雷格也找到了一个简单的解决方法。在商务会议的讨论中，格雷格会被要求具体执行一些计划。会议刚一结束时，他有很多很好的意图，但是因为他常常不记笔记，或者即使记了，也只是在一片纸上匆匆划几笔，因而从未实现过他在会上许诺的事。下一次会上，当被问及是否执行了计划时，他只能找一个借口搪塞过去，这使他看起来像是一个丢三落四和缺乏责任感的人。

最终，在遭遇了多次尴尬之后，他采取行动了：他为各种会议设立了一个文件夹，在它的每个夹层中都放入一小叠纸，以便他能够记下所有的任务。他还做出回顾这些笔记的时间表，并养成开会时带文件夹的习惯。写下的东西可以时时提示他任务是什么，执行会议计划也就成了一个简单的习惯。

工作习惯一旦形成，要有所突破是很难的，很容易放弃改变和突破的想法。而往往正是一些看似很小的不良的工作习惯，反而成了使自己陷入危机的最大原因。

要想改变这些那就从保持良好的工作秩序开始吧。工作没有秩序，或者秩序杂乱，没有条理，在乱糟糟的工作环境中东翻西找，你的精力和时间也被毫无价值地浪费了。

芝加哥和西北铁路公司总裁罗兰·威廉斯说过：“那些桌上老是堆满东西的人不会发现：如果把桌上清理干净，只保留与手头工作有关的东西，这样会使他的工作进行得更加顺利，而且不会出错。我把这一点称为好管家，这也是迈向高效率的第一步。”

如果你到华盛顿的国会图书馆参观，就会看到天花板上有几个醒目的大字，那是诗人波普所写的：“秩序是防止工作挫败的第一要律。”

无论是生活还是工作中，秩序混乱的人只会是一团糟，思维和工作都是毫无头绪，更何谈效率。

有些人却把杂乱看作了一种工作方式，他们也许认为在这种随意的工作环境中，心情会更放松，那些重要的东西总会在大堆的文件中浮现出来的。可问题是，在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能带来相反的效果。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，时间就浪费在了查找东西上了。

更糟糕的是，随意放置的凌乱东西会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品，钟表或者全家福照片吸引走。等你回过神来的时候，你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的报告。

有条理、有秩序工作的员工，他桌上的公文减到最少，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时，他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时，他眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会很快的插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。

有条理、有秩序工作的员工，他的手提箱中并不是三天旅行所用的东西，而是归类分明、随时要用的公文。其中也许有小说和文具，但绝不是一个废物箱。他的条理彻底给上司留下了深刻印象，上司会对他产生信任感，认为他言而有信。这种信任是推动他职场发展的引擎。

工作现场是否整洁，是工作条理化、秩序化的一个重要方面。杂乱无章的工作方式是一种恶习。有人会想，“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”

花时间来整理一下工作现场是值得的。把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里。这样做是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作，你一次只能做一项工作，你要把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。

不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。

做完一项工作后，要把这项工作的相关资料收拾整齐，分类放到合适的位置，千万不要胡乱摊放在办公桌上。核对一下剩下的工作，然后去进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的文件资料，对它们可以按照重要性和先后顺序的原则，进行分类。

休闲时的阅读材料，如一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸等等，最好看完之后就都放入自己的办公柜中，不要让它们摆在你面前，在工作的时候分你的心，它们还会占据你本来就不大的有用空间。

对和业务相关的客户名片，姓名、电话、地址、电子邮件等，一定要分门别类登记放好，以便随时查阅。

每天下班前抽出几分钟把工作现场收拾干净，每天都按照以上的标准进行清理。长此下去，养成习惯，你的工作现场一定会保持整洁，形成好的工作秩序，从而远离工作挫败。

改变不良的工作习惯，建立一个良好的工作秩序，很可能就是你事业上反败为胜的关键。

一个高效率的职场人士，最明显的特点就是永远那么从容，办事条理分明，工作有条不紊，既节省了时间，也避免了混乱给自己带来的烦躁，而影响到工作的进展。他们总是神采飞扬的原因是秩序的良好为他们节省了许多时间可以用来放松和休息，或者为自己充电。