职场-E-mail沟通交流也有礼仪

E-mail沟通交流也有礼仪

E-mail是一种快捷便利的使用工具，通过互联网的传递可以很快将工作内容告知于对方，大大加快了工作效率。可不知从什么时候开始，这种极有效果的工作方式却成了办公室的雷区地带。

不要随便“回复所有人”

深圳某外企职员小丽，曾接手了一个比较挑剔的客户。很长时间内，就价格问题一直没能达成共识。在反复沟通20封邮件后，对方误发了一封要函给小丽。要函上记录了双方公司的报价详细经过，包括各级老板的回复意见、买方预期的价格及应对卖方的措施方案。由于事先掌握了对方的资料，使得小丽的谈判进行得非常顺利。待谈判完成后，小丽仔细研究了这封“要函”的来由。原来发送邮件的职工在疏忽之下，将本该转成至公司内部的文件，发送成了“回复所有人”，这才让小丽了解到对方的详情。

类似的情况在日常发送邮件时会经常遇到。在回复邮件时，为了节省时间，通常都会直接回复。以至于邮件的题目中会出现一长串的“RE：RE：RE……”。如果不仔细查阅，很容易将其误发。案例中小丽一直与买方沟通，在收件人经常联系的名单之列。所以，发件人错误地将其当成内部人员，以致公司要函外泄。

这件事情告诉我们，电子邮箱应经常清理归类。将不同的人员邮箱分好类别。切不可为图省事，盲目使用“回复所以人”这一快捷方式。

邮件不要随意转发

陈楠是一外企公司的项目经理。在工作汇报时，为图省事经常将邮件直接转发给老板。一次，陈楠像以往一样将邮件转发，不一会儿，老板将陈楠叫进了办公室。原来老板通过邮件中的符号，判断出陈楠图省事直接将公文转发，为此严肃批评了他。

一般情况下，转发的字是灰色的，并且前面会出现‘>’的符号。

在精明细致的老板面前，不要试图说谎偷懒，尽可能按照要求去做，千万不能为图一时省事，放松了对自己的要求。

沟通事情，应使用邮件

装修公司小赵还是新人时，接手了一项工程。对方公司委托他发的一批货无法申报，小赵将这一情况用电话方式向对方告知说明，并声明如在固定时间内不能将货物的材料备齐，耽误了工作进程由对方承担一切责任。

起初对方答应马上准备材料，可一直到指定时间过去，对方却依然没有动静。再三催促下，对方依然只是推脱。最后，因为货物无法申报，对方老板投诉小赵工作不利。虽然，小赵将事情的前因后果向老板做了反映，但因没有凭证，损失只能由公司承担。

事后老板告诉他，对于这类客户，只打电话是行不通的。应该事先给对方发送E-mail告知，并将内容再发送至其主要负责人，以防对方推脱责任。

这件事情告诉我们，工作上应时刻留有“后手”。做任何事情，都应有“迹”可寻，以避免因对方的无理抵赖，而造成己方损失。

老板应事先设置“敏感词汇”

某单位一名员工因对工作不满，在跳槽前向所有公司同事及客户群发了一封“控诉信”。信中除了对公司内部关键人物的投诉之外，还列举了公司内部存在的种种管理漏洞。

此举令公司的信誉严重受损。虽然该名员工受到了严惩，但对单位所造成的负面影响极其恶劣。事后，该单位领导购买了一套全新的管理系统。任何从公司发出的邮件，一旦出现“状况”，系统会自动警报，并阻止发送。

这件事情说明，如有一定的基础，应选购完善的管理系统，设置“敏感词汇”以防止类似有损声誉的事情发生。

如有需要，请用抄送

向柳是银行的职员，不久前银行为员工配备了商务手机。并统一进行了培训，教大家如何用手机收发邮件、处理公文。

不久之后，银行下达指令：所有关键部门的员工，24小时开机，随时处理邮件。消息一出，各路流言飞转，出现了多种关于此举动机的猜测：一说公司里各部门严重推卸责任，出现事故，互相推诿；另一种说法是，前不久公司内部有人趁他人不备，在对方电脑上使用邮件系统，发送出一份举报信。总而言之，银行上下所有人，每天都处于高度集中状态。一看到有“CC”（抄送）给自己上司的邮件就格外认真，工作效率得到极大的提高。

以上这些事例告诉我们，在日常使用电子邮件时，应特别小心谨慎。因为你的一些不经意的举动，很可能通过邮件传达给领导。尤其是在工作之中，一定要认真仔细的处理每一封邮件，切不可贪图省事，以免造成不良的影响后果。