职场-掌握内部开会的技巧

掌握内部开会的技巧

在日常工作中，我们经常会出席各类的会议，尤其是对于一位管理者而言，开会技巧的把握，对会议是否能成功起着重要的作用。

会议作为公司业务的关键一环，全世界每天都有千百万次的会议正在召开。无论你是一名普通的与会者，还是会议主持人，会议技巧的掌握都可以帮助你改进开会的能力，使会议开得高效且成功。从会议最初阶段的基本准备工作到合理安排会议的进程，再到最后的闭会阶段。可以说，每一个环境都有着不同的应对技巧，通过对这些技巧的学习，可以促进自身的开会能力得到相应的提升，从而增加自己的与会信心。

会议不宜超过两个小时

“什么样的会最无聊？”每当提到这个问题，一定会有人回答“过于冗长的会议”。如果不是特别重要的会议，很多人都在会议进行中发呆，甚至是打瞌睡。

联合公司东京总务部长冈本让曾经说过：“会议的时间最好不要超过两小时。”根据他的相关经验，两个小时是一个人集中注意力的极限。超过两个小时的会议，其效率必然会有所下降，而且还会引发无数意想不到的问题。比如与会者之间的争执纠纷，会议做出错误的决定等。

开好会议的关键事项

通常开会不是领导人物在台上照本宣科把材料念完就算了，这样的会议不如不开，若想让会开得令人有收益，达到会议的预期效果，领导者还需要讲究许多策略，注意若干开好会议的关键事项，这样才不至于开了会，什么效果也没有达到。

熟悉会议的规范

会议中时常会进行讨论，然而讨论就难免会发生争执。所以，各方人士要遵循一定的规则。这规则就叫做“会议规范”或者“议事规则”。

世界上很多国家与地区都有关于议事规则的法律法规，像台湾就有《会议规范》法规，各种会议都是按照规定议事，其内容包括：主席的职权、会议的流程、纪要的形式、表决的方式、各种动议与选举的方式及流程等内容。

善用会议的技巧

会议最怕主讲讲个不停或者发言乱无章法，讲了半天也不知道说些什么内容。为了节省大家的时间，使会议更有效率，这些发言，该搁置的就搁置，该停止讨论的就停止，以便会议可以正常进行下一个议题。

会前发放议程

工作中，很多会议常常是临时通知，也没有任何会议资料。不让人提案也就算了，有时甚至连会议议程都没有。结果到了开会的时候，由于大家没有做任何准备工作，根本不知道该从哪里展开讨论。所以，对于一些正式或者定期的会议，应当发出会议通知，并征询出席者的提案。另外，在开会前还应准备好议程资料，并在会议前让与会者所有了解。通常，良好的准备是会议成功的开始。

提案事先沟通

很多职场人士不知道如何提案，对于这个问题有些会议筹办者也不是很清楚。其实，提案若想清楚明白，最好要有说明与办法，不要尽提一些不知所云的案子。另外，一些重大的提案最好能够事先沟通，这有助于会议的讨论与进行。

发言沙盘的推演

开会的目的是讨论事情。所以，发言环节就显得尤为重要。但是，发言并不是漫无目的的谈话。发言者应当先讲主张再说明理由，最好不要出现那种说了半天却没人理解的冷场情况。为了使会议更有效率，必要时可以限制他人的发言时间与次数。如果是一些具有高度冲突的议题，发言者可事先进行沙盘推演，安排发言的重点与顺序，然后再利用动议让议案进入表决，以免大家发生不必要的纷争。

工作报告需简短

现实中，有很多的会议几乎都是在做工作报告，多位领导者轮番上阵，好像报告越多就越是认真，而报告做完了就可以散会了。其实，工作报告仅是会议内容的一部分，为了使会议更有效率，应该透过决议要求工作报告尽可能简短，甚至可以去限定报告的具体时间，进而要求工作报告以书面的形式呈现，这样就大大提升了工作效率。

议程需随时掌控

会议的进行要注意尊重与会人，不能只是主持一人说了算，也不要忍受少数人漫无限制的发言。为了避免这些情况的发生，在会议开始前最好先确认议程，然后要求主持按照议程进行主持。如果觉得有必要，也可以要求变更会议议程，并且随时掌握议程的进行。这样做的目的，主要是为了使会议开得更有效率。

议案需要表决

很多会议之所以经常议而不决，主要是因为观点不一致。很多问题，即使提了案，也发表了观点，但因为各方意见不一致，碍于情面或者怕得罪某人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。所以，在会议中议案的表决就显得格外的重要。如想顺利通过表决，就应当在会前多做准备，及时协调各方关系，尽量争取到各方的支持。

纪要需正确无误

在日常的工作中，很多会议开完就算了，根本就没有见过会议纪要，即使讨论的结果被他人篡改也没人知道。作为一名管理者，你应该知道开会的主要目的是为了“达成决议”，而决议往往是在会议纪要中呈现。简而言之，会议纪要就意味着开会的成果。所以，应该要重视会议纪要，要求会议纪要及时给与会者过目。这里可以用书面通知或者下次会议确认的方式，及时告知。

决议的确实执行

开会的最终目的是了达成决议，去解决问题。如果召开了会议，也形成了决议，最终却不能去执行，那么这个会议就是无效的。所以，既然花费了时间去召开会议，就更应该关心落实决议的执行情况。作为一名管理者，你可以要求下次会议中报告上次会议的执行情况，要求决议确实被执行，不能执行的要想办法进行解决。

会议进行中的注意事项

对于举办一个具有一定规模会议的组织者来说，如何让更多的会议参与者在会议中获得他们想要的东西，同时又能使这些人在会议上充分贡献他们的才智，是非常重要的问题。从某种意义上说，如何使会议更有成果，是整个会议的第一要务。在会议进行期间，筹办者必须随时想到以下几个方面的问题：

1．发言内容是否偏离议题；

2．发言内容是否出于个人的利益；

3．发言的内容是否朝着结论推进；

4．是否全体人员都专心听取发言；

5．是否发言者过度集中于某些人；

6．是否有人从头到尾都没有发言；

7．是否有人的发言内容过于冗长。

会议主持的注意事项

“怎么开会开了这么久，还不能做出一个结论！”很多人在参加会议的时候，都会碰到这样的状况，与会者非常无奈却又无力解决，因此怀疑会议主持者的能力水平。面对这样的情况，究竟要怎样才可以使工作效率得到提升，成为大家最关心的话题。

遇到这类情况，作为会议的主持者必须要留心会议的进行状况。当发现与会者的讨论偏离主题时，应该立刻将谈论方向重新拉回正题。如果这样做还是无法讨论出结果，那么主持者可以要求相关人员在第二天做出结论。

另外，有些会议的问题，很少有人发言，反应效果也不佳。这时主持人可事先将题目细分成几个子题。这样与会者就比较容易就具体题目发表意见。主持人若是事先没有做准备，而是让与会者当场思考或发表意见，这样的效率相对会比较低。如果主持者让与会者发表自己针对主题事先想好的结论，就更容易归纳各方的意见。

会议中，主持者应避免自己过多发言。主持者的功能是为了维持会议秩序、节奏以及程序，而不是为了发表演说。另外，除了会议当中的努力，主持者事前也要多与各方人士进行沟通。因为有些问题牵扯到多方的利益，如果事先不进行充分的沟通，在会议当场是很难解决的。

与会者的注意事项

除了会议筹办者与主持人需要懂得一些会议技巧以外，与会者也需要了解开会的一些基本知识与规则。否则，很容易发生一些鸡同鸭讲的情况，即使会议筹办者与主持人再专业，也会造成不必要的尴尬。与会者除了要积极配合并且听从会议筹办者与主持人的安排以外，还需要注意以下两个方面。

会议发言的要领

会议发言主要包括正式发言与自由发言两种。其中，正式发言一般是领导作报告，而自由发言多为讨论发言。通常情况下，正式发言的人，应该衣冠整齐，走上主席台时，应刚劲有力、步态自然，体现出发言人成竹在胸、自信自强的气质与风度。在发言时，应该保持口齿清晰，讲究语言的逻辑性，所发表的内容应该简明扼要。另外，若是书面发言，要经常抬头扫视会场，不能只顾低头读稿，给人留下旁若无人的不良印象。最后，发言完毕时，应当对听众的倾听表示谢意。

如果是自由发言，相对较为随意。但要注意发言的顺序与秩序，千万不能争抢发言。另外，发言内容应简短，且观点明确。当与他人发生意见分歧的时候，应当态度平和，以理服人，同时还应听从主持人的指挥，不要只顾自己。

如果有会议参加者对发言人提出问题，应当礼貌回答。对那些不能回答的问题，应机智而礼貌地说明原由，并且认真听取提问人的批评与意见。即使他们的批评是错误的，也不应该出现失态的言行。

一般来说，与会者发言时，应该注意避免发生以下的情形：

1．发言时，切忌长篇大论；

2．不要选用不正确的资料；

3．不要只谈期待性的预测；

4．不要不懂装懂，妄加定论；

5．不要对他人进行人身攻击；

6．不要随意打断他人的发言；

7．不要谈到抽象论或观念论；

8．不要对其他发言者吹毛求疵。

会议的礼仪与纪律

与会人员在出席会议时，应该严格遵守会议礼仪与纪律，主要有以下几个内容：

1．规范会议的着装；

2．遵守会议的时间；

3．维护会议的秩序；

4．专注会议内容；

5．不可中途离席。