简化流程，提高效率

简化流程，提高效率

蚂蚁的世界一直是人类学学者与社会学学者所关注的，其组织体系和快速灵活的运转能力一直是人类学习的榜样。其实，蚂蚁有严格的组织分工和由此形成的组织框架，不过它们的组织框架在具体的工作情景中有很大的弹性，比如，它们在工作场合的自我组织能力特别强，不需要任何领导人的监督就可以形成一个很好的团队，然后有条不紊地完成工作任务。

蚂蚁做事非常讲究流程，而且它们对流程的认识是直接指向于工作效率的。举个例子，当一只蚂蚁发现食物之后，假如有两只蚂蚁，它们会分别走两条路线回到巢穴，边走边释放出一种它们自己才能识别的化学外激素做记号，先回到巢穴者会释放更重的气味，这样同伴就会走最近的路线去搬运食物。而且它们做事有分工，且是有弹性的，一只蚂蚁搬食物往回走时，遇到下一只蚂蚁，会把食物交给它，自己再回头；如果遇到上游的蚂蚁，就将食物接过来，再交给下一只蚂蚁。蚂蚁在哪个位置换手不一定，唯一固定的是起始点和目的地。

有一家大型零售连锁店就运用了这个模式来调整其物流仓储中心的工作流程。以前，该仓储中心用区域方式捡货，如果上一手没有完成，下一手只能等着。由于每个人的工作速度有差异，而且因为仓储中心的商品品种很多，即便同一个人对不同商品的工作捡货速率也存在差异，这种区域方式捡货容易造成老是有人在等待别人完成工作以便接手的情况。

一个人不断捡出商品，一直到下游有空儿来接手工作后才再回过头去接手上游的工作。为了提高这一工作链的整体效率，他们把速度最快的员工放在最末端，速度最慢的放在最上游，运用蚂蚁模式，使生产效率比以前提高了30%。

在团队工作的情景中保持较高的工作效率，最关键的是要解决工作链上的脱节和延迟问题，不同岗位之间的替补与支持正是解决这一问题的有效方式。从工效学角度来看，人类的工作过程都可能存在多余环节，提高工作效率的一个重要途径就是去发现和减掉那些多余环节。

现在，许多企业不断壮大，分公司、办事处、机构遍布全国各地，从董事长到总经理，再到业务项目模块，最后到一线员工，每个环节的管理基本上都有计划、执行、检查以及反馈。这些环节层层相连就形成了企业自己的流程审批链，但是，传统的流程审批链比较烦琐复杂。

比如，一个业务项目的发起者是总部领导，总部领导要求办事处经理在某月某日之前完成工作。办事处经理责成某部门经理，某部门经理又责成某业务团队成员。然后这个业务团队开始到各地跑业务，完成后以Word文档、PPT等形式向部门经理汇报，部门经理通过电话、短信、QQ、微信等方式进行批复、修正，最后向总部领导汇报。

总部领导发现问题，又得向下级指出，一直这样重复往返着……

从这里不难看出，决策层是大脑，执行层是手足，假如手足与大脑的沟通中出现中断，时间线就会被拉得很长，在时间就是金钱的现代社会，这种方式不仅会降低企业的工作效率，而且会影响企业的发展。

1．简化会议记录

每个公司都是大会、小会不断，好像公司就是为了会议而产生的。由此会议记录就成了不可或缺的。其实有很多的记录内容都是无用的，如领导再三强调的，这样的记录无疑会浪费阅读的时间，可以简化到记录人、时、事、地。

2．别总转接电话

假如你在工作中总是在等待转接电话，不管是对于自己还是转接的人，都是一种精力和时间的消耗，所以，尽可能知道对方的分机号码。

3．使用小黑板

虽然现在电子邮件，电子文档很普及，但是这些东西也往往容易被忽视。所以，一些信息你可以写在黑板上，比如“明天下午2点30分开会，请各位准时参加”。

自控小贴士

做事的流程必须遵循，必须是为了实现某个目的更简便、更低成本、更快捷的原则，假如因为流程反而使做事遇到阻碍，就有必要分析这个流程是否有存在的价值或者是否需要进一步调整了。